智能化檔案管理系統，利用超高頻RFID技術提升檔案管理效能

隨著機關事業單位的發展，各種信息檔案材料的數量不斷增加，檔案的類型也越來越多樣化，傳統的紙質儲存方式已經無法滿足現實需求。傳統的檔案管理方式存在一些問題，例如手工制作管理方法效率低下、檔案儲放順序容易打亂、檔案審查和查看耗時長、檔案信息化水平低以及檔案匯總效率低下等。

一、傳統檔案管理難點

1、傳統的檔案制作和管理方法效率低下：工作內容繁瑣，手工處理檔案需要花費大量時間，且操作復雜，導致處理時間冗長。

2、檔案的儲放順序容易混亂：由于人為操作的盲目性和不可避免的錯誤，檔案的儲放順序經常被打亂，導致檔案混亂，搜索困難。

3、審查和查看檔案需要耗費大量時間：隨著檔案數量的增加，要搜索和審查特定的檔案需要逐個查找全部檔案，非常耗時。

4、傳統的檔案管理方法缺乏信息化水平：手工制作的記錄方法無法實現對檔案運用狀況的即時統計分析，無法滿足檔案管理的信息化需求。

5、檔案的匯總工作效率低下：由于檔案數量龐大，要對全部檔案進行匯總是一項巨大的工程，需要耗費大量的人力和時間。

鑒于目前檔案管理方法存在的問題，迫切需要升級和改造檔案管理方案，以提高效率和準確性。

二、RFID檔案管理解決方案

超高頻RFID技術在檔案管理中具有重要的作用，可以改變傳統檔案管理方式困難的現狀，通過采用超高頻RFID自動檢索技術和計算機系統技術，將超高頻RFID標簽作為信息儲存介質，粘貼在檔案袋上，通過超高頻RFID集成芯片存儲檔案的基本信息和領還記錄，利用超高頻RFID讀寫器與后臺管理數據庫查詢智能管理系統相結合，實現檔案的閱覽、歸還、搜索和匯總等全過程的信息化管理。

超高頻RFID智能化檔案管理系統以RFID設備為關鍵構建，其中超高頻RFID智能化檔案柜尤為重要，智能化檔案柜作為超高頻RFID智能化檔案管理系統的主要設備，實現對檔案架上檔案的實時監控系統，具備分層次、分面、分節的載入和精準定位功能，有利于實時監控系統的查看和匯總等必要操作，智能化檔案架內嵌超高頻RFID讀寫器，用于對架子上檔案的標識鑒別。

        拓惠利奧工貿的RFID四通道讀寫器配備天線支持器，可以實現每臺設備操作32個天線的即時工作，最大限度地實現對每個單個檔案的即時管理。

檔案柜采用分離式設計方案，將超高頻RFID天線固定在柜內，只通過射頻線與超高頻RFID讀寫器連接，采用插撥式連接方法，既保證連接可靠性，又節省安裝時間和人力，可以方便地拆卸或安裝RFID檔案柜。

三、超高頻RFID智能化檔案管理系統的核心功能

集成超高頻RFID讀寫器：實現對檔案架上檔案的實時匯總掃描，實現對全部檔案的在線監測和精確定位。

超高頻RFID門禁系統紅外感應檢測設備：當檔案管理員進入密集柜內獲取檔案材料時，系統能自動識別管理員的進出，以確保檔案管理員的安全。

檔案材料有序管理系統：利用超高頻RFID技術進行檔案存儲和查找，能夠自動查找檔案的地理位置并打開相應的存儲柜，在檔案數據整理完成后，系統會自動生成標識信息，并將多本材料放置在相應位置，通過架子上的超高頻RFID讀寫器，將數據信息傳送給網絡服務器數據庫查詢，無需手動操作更改存放位置。

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