檔案局應用案例

　　一、項目背景

　　人們總是希望在需要一份資料的時候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業單位檔案管理處，經常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費勁了腦筋。目前國內檔案館主要運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識。

　　1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

　　傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

　　1.2檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　1.3 檔案查閱耗時長

　　隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　1.4 檔案的盤點操作不科學

　　由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數量。但在每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。

　　1.5 對失效檔案的管理滯后

　　有效期限是檔案價值體現的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

　　鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。為了解決以上問題，檔案局采用先進的RFID技術來解決以上問題，同時增加了防盜功能。

　　二、按照總體計劃安排，項目實施過程如下：

　　2.1 需求調研與分析階段

　　2011年6月，相關專業技術人員，到太倉檔案局了解具體業務需求，根據檔案局的管理現狀，并對檔案管理深入分析，形成一致的需求分析報告;

　　2.2 項目實施階段

　　2011年7月-12月為項目實施階段，主要分為軟件開發以及硬件調試階段：

　　軟件開發

　　從檔案實時追蹤系統的建設內容來看，本系統主要建設主要內容包括下列幾五個部分：

　　RFID監控管理子系統、實時監視服務子系統、大屏幕展示子系統，手持終端子系統，短信通知子系統。

　　1.)RFID監控管理中心子系統

　　系統的主要部分操作核心數據庫的建立，用戶權限菜單管理，電子標簽管理，檔案出入庫管理，監控管理，報表統計管理，實時桌面報警，及其他信息的管理。

　　2.)實時監控服務子系統

　　主要提供如電子標簽的創建，注銷，建立檔案狀態統計功能，實現檔案在庫、利用率、異常率等相關統計主要提供了對檔案實體進出庫，進出館的跳蹤與監視，進行合法性檢查，并將錯誤通知其它子系統。

　　3.)手持終端子系統

　　主要提供了對庫房檔案架上信息采集功能。

　　4.)短信通知子系統

　　主要提供了短信發送功能。如異常警報的提醒和催檔的提醒短信。

　　5.)大屏幕子系統

　　主要用來顯示實時監控狀態，攝像頭監視情況，檔案的借閱狀況和統計顯示器還有如日期溫濕度等輔助信息。

　　通道設計

　　通道方案的設計是在現場勘查后設計的，首先先介紹下四個通道的情況，在前面也介紹過通道主要分為兩種類型:檔案室小門(三個)、檔案局大廳大門(一個)：當時兩種類型的門各都提供了兩種方案來供檔案局領導選擇：

　　大門兩種設計方案

　　大門尺寸介紹

　　◊ 門框上方大理石寬度：65cm

　　◊ 門兩旁大理石寬度：80cm

　　◊ 門有四扇：一共408cm，每扇玻璃門寬度大概100cm

　　◊ 四扇門兩邊玻璃寬度：115cm

　　讀寫器和laird天線安裝在大理石下面，需要固定(橢圓為覆蓋區域)，天線外面裝修成燈罩的形式，為白色的巧克力板：

　　小門兩種設計方案(三個門的尺寸一致)

　　方案二：讀寫器和laird天線安裝在天花板下面(定制為盒子形狀，橢圓為覆蓋區域))：

　　硬件安裝

　　現場實施考慮的因素比較多，需要考慮走線、接電、讀寫器固定、天線的固定以及設備的調試等多種因素。

　　項目實施中很重要的環節就覆蓋范圍的測試，因此很重要的一點就是天線方位的確定。根據設計小門天線是安裝在天花板之上，大門的設計是安裝在大理石的門框下面，本次太倉檔案局項目中天線的采用laird天線.

　　◊ 檔案局小門安裝及調試情況

　　小門天線采用支架固定，支架安裝在抱箍上面，抱箍的長度為1m，天線的安裝可以在抱箍的位置可以根據需要移動，在抱箍上打孔，如下圖：

　　抱箍的圖片

　　抱箍安裝后的效果(由于天花板比較黑)：

　　現場抱箍安裝的圖片

　　天花板上安裝場景

　　分析：雖然現場的三個小門的大小都一樣，理論情況都是一樣的，但是周邊的環境不一樣，由于無線電波受環境的影響比較大，其中一個門旁邊沒有檔案柜，現場調試比較簡單，覆蓋效果比較好，旁邊有檔案柜的另外兩個門就比較復雜，現場要保證柜子旁邊的標簽讀不到，下面以一個小門為列，如下圖：

　　門與檔案柜的距離很近(2m)

　　安裝情況：在現場把天線安裝在抱箍上，天線離墻的距離為1m，兩個天線之間的距離為50cm，天線與水平方向的角度大概為30度，如下面的平面圖：

　　測試情況:讀寫器功率設置32.5dbm，靈敏度設置為默認-70dbm,測試效果良好，門下面信號很好，沒有盲區，在門內離門1m的位置沒有信號，在門外，如果關上門就讀不到標簽，滿足客戶的要求。

　　◊ 檔案局大門安裝及測試

　　大門天線的安裝是裝在大理石的門框下面，用木板固定在天花板下面，然后把天線固定在木板下面，最后再蓋上有機蓋子，天線方向與水平方向角度為0度，現場實際安裝了四個天線。

　　固定天線的燈罩

有機巧克力蓋子

　　測試情況：讀寫器功率可以設置為30-32.5dbm之間，靈敏度默認為為-70，測試情況良好，無盲區。

　　2.3 系統運行階段

　　2011年12月，完成系統優化調整與提升、關鍵用戶聯合測試、用戶培訓、正式上線。

　　三、 應用價值

　　本方案采用遠距離RFID射頻識別技術及網絡信息技術對太倉檔案局檔案進行智能化、信息化管理，實現自動記錄和追蹤出入庫，出入館，歸檔狀態等功能。

　　分布式的操作與實時監控管理;讀寫器的自動讀取與跟蹤檔案狀態，歸檔，自動識別，更能高效地完成各種業務操作，提升效率及價值，實現了安全管理檔倉庫，防止惡意破壞等違法行為。

　　穩定成熟的三層架構。系統采用了業界成熟的三層架構做為整體方案的技術框架，并對其進行了擴展，采用三層架構可以降低層與層之間的依賴;有利于標準化;有利于各層邏輯的復用，層與層之間提供了相應的的接口，當應用系統的業務或功能需求等發生變化時，可以通過簡單對相應層的修改或增加來實現功能擴展。

　　軟件實用性高，易理解。一方面軟件根據業務部門的實際需求定制而成，沒有花俏而不實在的功能，簡單明了，不需要復雜的專業技術和特別的培訓就能上手.另一方面軟件的界面與操作方式與用戶熟悉的Windows操作界面高度接近，給用戶的親切感。

　　配置性高，定制化能力強。系統擁有很強的用戶定制和個性化設置能力，對于很多用戶個性化設置，和業務流程的變化不需要修改程序，只需對軟件進行簡單的配置即可實現。

　　易維護，重用性高，靈活性強。系統根據高內聚低耦合原則進行模塊劃分。每個模塊由相關性很強的業務的組成，而模塊與模塊之間，盡可能的使其獨立存在，當應用系統的業務或功能需求等發生變化時，可以通過簡單對相應模塊的修改或增加并且不會影響到其他無關聯來業務的模塊，來實現功能擴展。

　　完善的安全保障體系。根據系統整體的安全需求，統一規劃安全保障體系，解決用戶管理，分級，授權，論證。系統提供靈活的定制用戶組功能，方便靈活的分組授權管理功能，

　　充分根據業務需求，滿足因組織結構，人員，業務流程調整等原因造成的安全管理問題。系統對如密碼等敏感信息加密，進一步完善了系統安全性。

　　標準化設計。遵循標準化原則，整個方案符合檔案的相關標準和規范要求，采用的WebService技術，便于與其他系統的交互與無縫集成。