RFID超高頻技術在檔案管理系統中的應用

　　檔案管理系統通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。

　　普通檔案管理的難點

　　1.檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

　　2.檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　3.檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　4.檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。

　　5.檔案盤點效率低。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

　　超高頻RFID技術在檔案管理中的優勢

　　基于檔案智能化RFID管理解決方案，是以超高頻RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以超高頻RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在超高頻RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用超高頻RFID讀寫器，與檔案智能化RFID管理解決方案后臺進行數據庫管理系統相配合，可以實現RFID檔案盤點/RFID檔案館的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

　　隨著超高頻RFID技術的日益成熟，使得將超高頻RFID應用檔案管理中，有其借鑒性和可行性。深圳銓順宏科技的超高頻RFID技術在檔案管理領域的應用、超高頻RFID機場行李分揀管理、超高頻RFID生產線管理、超高頻RFID技術與智能制造等各類超高頻RFID整體化應用解決方案有著多年的研究。

　　RFID檔案管理應用設計

　　基于超高頻RFID技術的檔案管理系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成超高頻RFID功能的超高頻RFID標簽、RFID通道門、RFID手持終端、RFID發卡器等設備，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。

　　超高頻RFID讀寫設備的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫;超高頻RFID手持終端是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。發卡器作用是完成發放設置館員權限卡功能。

　　1)人員管理：

　　對于館內工作人員以及外來人員發放一張超高頻RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，超高頻RFID門禁卡采用內嵌超高頻RFID標簽的卡片，可在其中的超高頻RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。

　　2)物品管理：

　　對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數量大，使用相關的超高頻RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。

　　在庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，超高頻RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

　　同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案超高頻RFID標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統。當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現在一個桌面式超高頻RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統。登記過的檔案從庫房門口的超高頻RFID通道門經過才不會報警。

　　RFID檔案管理實際應用價值

　　依靠超高頻RFID技術的智能檔案管理系統極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

　　借助智能檔案管理系統，通過對檔案架及粘貼有超高頻RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

　　智能檔案管理系統的應用是超高頻RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現將超高頻RFID技術在檔案館中的應用價值發揮到了最大，實現了真正意義上的“數字化檔案館”。