采用RFID技術進行檔案庫房管理

在傳統的檔案庫房管理當中，主要是運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位，及實物檔案的物流管理。此傳統的檔案管理方式仍存在檔案查詢、盤點困難，處理時間長等低效率現象。
 

傳統的檔案庫房管理一般來說具有這樣的弊端：

1.對失效檔案的管理滯后

檔案管理中需要經常性銷毀處理沒有價值的過期檔案，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，造成管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理，形成大量冗余檔案。

2.檔案查閱耗時長

隨著檔案規模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

3.檔案存放次序較易被打亂

檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。

4.檔案入庫流程繁瑣且低效

傳統的管理方式，檔案入館后先進行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種傳統管理方式耗費大量人工和時間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。

天津小蜜蜂認為，RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。
 

檔案庫房管理應用RFID技術的流程：

標簽信息項的設定

檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。

標簽安裝

將檔案電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。

固定閱讀器安裝

在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網絡的方式將信息實時上傳至后臺服務器。

移動手持閱讀器的使用

用于檔案資料盤點、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案順架盤點。

RFID檔案庫房管理流程：

盤點管理：

由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。

防盜管理：

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。