勤哲Excel服務器在制造業物流系統的應用

北京 2010-12-10(中國商業電訊)－－ 物流系統業務是制造行業經營管理中重要的一環，引入管理信息系統可以有效提高企業物流信息傳遞速度，促進物流和信息流、財務流的融合，進而提高企業管理效率。勤哲Excel服務器作為建立在Excel基礎上的開發平臺，克服了其它物流信息系統系統缺乏靈活性和擴展性等缺陷，可以根據企業的需求開發出完全符合企業實際業務要求的物流管理系統，與企業的庫存、銷售、財務等系統進行全面整合，本文將介紹一下某機械制造企業在應用勤哲Excel服務器方面的初步成果和實施方案。

一、系統概述

本系統以供應某生產企業所需物資為管理核心，可根據生產訂單和生產物料清單（BOM）來自動計算生產各產品所需各原材料，可以動態跟蹤庫存的變化。實現采購、入庫、出庫一體化的管理。進行入庫記帳和出庫記帳，出庫采用先進先出的方式、，并提供綜合查詢、統計、分析、打印各種報表等功能，通過以上系統所產生的信息，能夠準確及時地為決策者提供第一手參考資料。
二、功能模塊劃分

基礎數據：包括模板物料清單（BOM）維護、產品維護、來貨單位維護
訂單管理：負責登記采購部門提供生產訂單數據 包括模板：生產任務單
出入庫管理：負責登記采購入庫、車間領料、銷售出庫、供應商財務結算以及異常業務處理，包括 ：來貨登記表、車間領料單、銷售出庫單、報廢處理單、不合格品處理單
統計報表：對倉庫業務統計查詢 包括 實際月末庫存、賬面月末庫存、倉庫保管帳、庫存查詢、生產任務匯總等

三、業務流程

公司整體業務流程需求如下：根據采購部制定的采購合同，倉庫庫管對來貨進行零件入庫登記，并判定其是否合格，合格入庫，不合格做退回處理，在貨款和發票管理方面，如果款到則財務部登記報表并開出發票，款未到達也在報表上做詳細記錄以并追蹤，生產車間下達生產任務，庫管員根據生產任務單和BOM表自動計算出每零件需求量，并根據先入先出原則作出庫處理，部分零件作銷售出庫處理，以上所有流程均可在勤哲Excel服務器定制業務流的功能模塊中實現。

四、硬件配置要求

對于硬件配置和網絡環境問題其實大家盡可放心，本系統在企業內部局域網或者互聯網都可以實施，勤哲Excel服務器對硬件和網絡環境要求較低，我們的服務器配置：CPU： P4 2.8GHZ，內存：1G以上，硬盤80GB以上。這個看似很低的配置運行勤哲Excel服務器已經完全滿足，如果選用的是勤哲Excel服務器高級企業版，而且有外地分支機構需要通過互聯網使用系統，可以對服務器進行主機托管，以保證有足夠的帶寬。硬件的配置可以隨本企業的情況變動，配置高一點，則運行速度就會更快，反之亦然。
五、主要應用成果

使用勤哲Excel服務器后，該企業實現了基礎數據維護和產成品明細清單維護，使得該企業產品分按系列分類，主要表現在以下幾個方面：
關聯單位維護：根據該單位的業務特點，要求對供應商管理采用每種產品系列限定幾家供應商方式。
產品物料清單（BOM）：紀錄每種產品由那些零件組成，根據BOM單可根據需要生產的產品數量自動計算所需的零件數量。
名稱圖號匯總：倉庫庫存零件信息登記，同時記錄零件當前的帳面庫存和實際庫存，庫存數量由出入庫單據的回寫公式自動刷新，可以自動顯示每種零件的當前的庫存。

同時，由于勤哲Excel服務器對基礎數據實現了統一的數據源，從而實現了從訂單管理、來貨登記、生產任務單一直到出入庫管理的全部流程管控。

實現要點說明：產品入庫會有幾種情況：入庫同時發票也一起到達或者可以做估價，則帳面庫存和實際庫存都要記錄，如果發票不到達或者不能估價，則只記錄為實際庫存，采用EXCEL公式簡化回寫公式處理，增加回寫用的帳面庫存字段，,用IF來判斷是否回寫刷新帳面庫存。同時，業務要求每個零件出庫基本采用先進先出的方式，先按已到發票記帳的記先入先出，未到發票的需要業務員來人工選擇。實現方法上可按到發票和未到發票分兩個表格計算，同時用EXCEL公式自動按需出庫數量計算每入庫批次需要出庫的數量。實現如下：
利用表間公式提取所需生產任務單所需出庫產品數量，并根據BOM表計算所需零；
利用表間公式實現入庫批次查詢，分已到發票和未到發票兩部分批次數據查；
利用EXCEL公式自動計算每批次所需出庫數量 ；





勤哲Excel服務器還可利用表間公式提取未到發票的入庫批次記錄，為方便業務人員
選擇相關批次，如果懂一些VBA編程知識，可利用VBA實現鼠標點擊選擇。由于出入庫業務數據比較復雜，勤哲Excel服務器還可以將各種出入庫數據單獨提取，然后用Excel公式合計，同時明細部分在報表上隱藏即可。庫管人員在此報表可以查詢賬面月末實際庫存數量。

六、總結：

面對制造業全球化激烈競爭的挑戰和我國制造業大國向制造業強國轉變的戰略需求，迫切需要進一步加強信息化對制造業企業的支撐。從本文實現的業務功能可以看到勤哲Excel服務器既整合EXCEL本身功能，又提供了強大的數據共享管理功能，并且可以適應企業實際業務需要。本文列舉某生產廠的倉庫物流系統實現過程，其中提到的設計實現方法可供單位實施本企業信息系統參考。另外勤哲Excel服務器在其它方面的功能也非常豐富，例如可以利用外部數據源、多應用方式（手機短信填報、web填報、郵件提醒）來實現和其他業務系統比，還可與ERP、MES、CRM等系統進行整合，還可實現庫存報警、工作流審批等一些公司業務所需要的功能，由于本文篇幅所限不再詳述。